كيف تنشئ نظام موافقات أكثر كفاءة للمشتريات؟

حدد من يطلب ومن يوافق

يجب أن تعرف الفرق بوضوح من يحق له إنشاء طلب شراء، ومن يراجعه، ومن يمنح الموافقة النهائية. يمكن تقسيم الصلاحيات حسب القسم أو قيمة الطلب.

ضع حدودًا مالية

قد تتم الموافقة على الطلبات الصغيرة بخطوة واحدة، بينما تحتاج الطلبات الأكبر إلى موافقة المدير أو الإدارة المالية. هذا يقلل التأخير ويمنح الإدارة تحكمًا أكبر.

اطلب معلومات واضحة

يجب أن يتضمن طلب الشراء اسم المنتج، الكمية، الغرض، التكلفة المتوقعة وموعد الاحتياج. كلما كانت البيانات أوضح، كان اتخاذ القرار أسرع.

قلل خطوات الموافقة

وجود عدد كبير من الموافقات لكل طلب يؤدي إلى بطء العملية. احتفظ فقط بالموافقات الضرورية حسب قيمة الطلب ونوعه.

احتفظ بسجل للطلبات

يساعد سجل الطلبات والموافقات على معرفة من طلب المنتج، ومن وافق عليه، ومتى تم تنفيذ الطلب. كما يسهل عمل الفرق المالية والمراجعة الداخلية.

إدارة أفضل للمشتريات مع دستي

تساعد دستي الشركات على تنظيم احتياجاتها الشرائية والوصول إلى آلاف المنتجات من منصة واحدة، بما يجعل عملية الشراء أكثر وضوحًا.

نظّم طلبات شركتك وقلل المشتريات غير المخططة مع دستي.